Speakap Support

Hoe beheer ik mijn organisatie?

Om je organisatie te kunnen beheren heb je een Enterprise Speakap account nodig met de rol van Beheerder. 

Geen enkele organisatie werkt hetzelfde. Ieder bedrijf heeft unieke samenstellingen bijvoorbeeld afdelingen, werkgroepen en vestigingen. Met Speakap heb je de mogelijkheid om je netwerk in te delen zoals jouw bedrijf georganiseerd is. Zo bepaal je gemakkelijk wie er met elkaar kunnen communiceren en toegang hebben tot specifieke werkgerelateerde informatie.

Hieronder volgt een beschrijving hoe het beheren van jouw organisatie werkt.

Organisatiestructuur inrichten:

  1. Log in op het netwerk of op login.speakap.com;
  2. Klik rechtsboven in je scherm op het tandwieltje;
  3. Klik op Beheer organisatie... onder Organisatie instellingen;

    Binnen Speakap bestaat de mogelijkheid om verschillende termen te gebruiken voor Business unit namelijk:

    • Business Unit
    • Divisie
    • Locatie
    • Regio
    • Winkel

    Dit geldt ook voor de term Afdeling, namelijk:

    • Afdeling
    • Divisie
    • Locatie
    • Team

      Screen_Shot_2017-10-24_at_09.52.29.jpg
  4. Optioneel: Klik op het dropdown menu bij Business Unit of Afdeling om jouw gewenste term te gebruiken;
    Screen_Shot_2017-10-24_at_10.04.58.jpg
    Door de term aan te passen via de dropdown menu's, wordt het linkermenu direct aangepast.
    Ter voorbeeld hieronder: Business Unit --> Locatie  | Afdeling --> Team. 
    Screen_Shot_2017-10-24_at_10.14.03.jpg

 

Business unit aanmaken:

  1. Log in op het netwerk of op login.speakap.com;
  2. Klik rechtsboven in je scherm op het tandwieltje;
  3. Klik op Beheer organisatie... onder Organisatie instellingen;
  4. Klik in het linkermenu op Business units (Afhankelijk van welke term je gekozen hebt);
  5. Klik rechtsboven op +Business Unit;
  6. Voer de naam van jouw Business Unit toe en koppel als je dit wenst een bestaande groep toe. Voor meer informatie over groepen, klik op: Hoe maak ik een groep aan
    Screen_Shot_2017-10-24_at_10.55.16.jpg
  7. Tenslotte klik rechtsonder op Maak om te bevestigen. 

 

Business unit beheren:

  1. Log in op het netwerk of op login.speakap.com;
  2. Klik rechtsboven in je scherm op het tandwieltje;
  3. Klik op Beheer organisatie... onder Organisatie instellingen;
  4. Klik in het linkermenu op Business units (Afhankelijk van welke term je gekozen hebt);
  5. Klik op de naam van de Business unit;

    Algemeen:
    - Je kan bij Naam van de business unit eventueel wijzigingen aanbrengen in de naam;
    - Een Externe Identificatiecode wordt gebruikt als de werknemers worden beheerd via de Speakap User Sync. Speakap gebruikt deze code om te bepalen welke gebruikers aan deze business unit moeten worden toegevoegd. Maakt jouw organisatie geen gebruik van de User Sync, dan zou deze code ook gebruikt kunnen worden voor bijvoorbeeld toepassingen van derden. 
    Screen_Shot_2017-10-24_at_11.42.33.jpg

    Gebruikers:
    In dit scherm kan je gebruikers toevoegen aan jouw Business unit die al lid zijn van het netwerk. 
    - Klik op +Voeg toe om gebruikers toe te voegen aan jouw Business unit;
    - Voeg bestaande gebruikers toe en pas eventueel de rol aan voor de gebruiker. Tevens kan je afdelingen selecteren waaraan de gebruiker toegevoegd dient te worden. Zie voor meer informatie Afdeling Aanmaken.
    Screen_Shot_2017-10-24_at_13.07.34.jpg
    - Tenslotte klik rechtsonder op Voeg toe om de gebruikers toe te voegen. 

    Afdelingen: 
    In dit scherm voeg je afdelingen toe aan jouw Business unit. Heb je nog geen afdelingen aangemaakt, kijk dan verder bij Afdeling aanmaken.
    - Klik op +Afdeling om een afdeling toe te voegen aan jouw Business unit;
    - Selecteer een afdeling;
    - Koppel eventeel je afdeling aan een bestaande groep door een groep te selecteren.Voor meer informatie over groepen, klik op: Hoe maak ik een groep aan;
    Screen_Shot_2017-10-24_at_13.50.31.jpg
    - Klik tenslotte op Maak om je afdeling te koppelen aan je business unit.

    Voorkeuren:
    Standaard mogen alle leden van de business unit updates op de tijdlijn plaatsen. Als je dit wilt beperken kun je dat hier uitschakelen. Beheerders kunnen updates en nieuws plaatsen ongeacht deze instellingen.

 

Afdeling aanmaken:

  1. Log in op het netwerk of op login.speakap.com;
  2. Klik rechtsboven in je scherm op het tandwieltje;
  3. Klik op Beheer organisatie... onder Organisatie instellingen;
  4. Klik in het linkermenu op Afdelingen (Afhankelijk van welke term je gekozen hebt);
  5. Klik rechtsboven op +Afdeling;
  6. Voer de naam van jouw Afdeling toe en koppel als je dit wenst een bestaande groep toe. Voor meer informatie over groepen, klik op: Hoe maak ik een groep aan;
    Screen_Shot_2017-10-24_at_11.07.38.jpg
  7. Klik tenslotte op Maak om je zojuist aangemaakte afdeling op te slaan.