Soporte Speakap

Creando y administrando invitaciones imprimibles

De forma predeterminada, una cuenta en una red de Speakap requiere una dirección de correo electrónico. Esta dirección de correo electrónico se usa inicialmente para invitar al usuario a la plataforma y después del registro, pero también para enviar correos electrónicos de notificación y para cuando solicites una nueva contraseña, en caso de que se pierda la contraseña original.

Si tu organización no tiene acceso a los correos electrónico de los empleados, o no puede compartirlas con Speakap por razones legales, las invitaciones imprimibles pueden ser una solución.

Con esta función habilitada, podrás crear invitaciones imprimibles para tus empleados que se pueden utilizar para activar sus cuentas en Speakap. Después de la activación, podrán usar Speakap, como cualquier usuario habitual de Speakap que está utilizando nuestra plataforma.

Habilitar este proceso hace que en algunos casos nuestros procesos automatizados ya no estén disponibles, y por lo tanto algunas tareas administrativas adicionales se activarán para las redes que tienen este proceso habilitado.

Habilitar el proceso de invitaciones imprimibles

Enable_alternative_flow.png

Por defecto, el proceso de invitaciones imprimibles está desactivado. Si deseas activarlo en tu red, puedes hacerlo desde la sección de Preferencias en la Configuración de red.

  1. Ve a la configuración de red;
  2. Ve a la sección de Preferencias;
  3. Marca la casilla de verificación debajo de Invitaciones para imprimir;
  4. Lee atentamente la advertencia y cuando aceptes los riesgos, haz clic en Entiendo.

Nota: Al habilitar el registro alternativo, se correrá un riesgo de seguridad porque tendrás que emitir físicamente códigos de acceso para tus empleados. Ten en cuenta este riesgo antes de habilitar esta función para tu red.

Crear invitaciones imprimibles

Create_invite.png

Después de habilitar la opción de invitaciones imprimibles dentro de tu red, puedes empezar a invitar a nuevos usuarios a tu red. Puedes hacerlo en la sección Invitaciones en la Configuración de red:

  1. Ve a la configuración de red;
  2. Ve a la sección de Invitaciones;
  3. Haz clic en la pestaña de Invitaciones imprimibles;
  4. Haz clic en el botón Invitar para empezar a crear invitaciones imprimibles para tu red.

A continuación verás una pantalla con la que ya estás familiarizado y que muestra invitación de nuevos usuarios a través del correo electrónico. La creación de invitaciones imprimibles funciona exactamente de la misma manera, pero en lugar de proporcionarnos direcciones de correo electrónico, solo debes proporcionarnos los nombres de los usuarios que deseas invitar a la plataforma.

Los usuarios pueden ser invitados siguiendo estos pasos:

  1. Selecciona el tipo de usuario, interno o externo;
  2. Especifica los nombres de los usuarios para los que deseas crear una invitación;
    1. Si agregas varios usuarios, puedes separar cada usuarios con una coma;
  3. Para usuarios internos, selecciona el rol de usuario deseado (el valor predeterminado es Miembro);
  4. Opcional: especifica las Unidades de negocio y departamentos para agregar al usuario;
  5. Opcional: especifica uno o varios grupos a agregar el usuario;
  6. Opcional: escribe un mensaje personal para el usuario;
  7. Haz clic en el botón Invitar para invitar al usuario a su red.

Nota: El mensaje personal se mostrará en la invitación imprimible que generamos para estos usuarios. Si deseas añadir información adicional utiliza este espacio para proporcionar instrucciones. Pídele a tu Customer Success Manager que te aconseje y proponga buenos ejemplos.

Administrar invitaciones imprimibles

Una vez que se hayan creado, deberás distribuir las invitaciones entre los empleados. Para hacerlo, hemos agregado un par de funciones en la descripción general de las invitaciones que deberían permitirte administrar este proceso desde una ubicación central, o delegarlo en gerentes individuales o líderes de equipo (tienda).

Administrar invitaciones individuales

Network_invitees.png

Para invitaciones individuales, ofrecemos un par de opciones. Para acceder a estas opciones, deberás encontrar la invitación específica y abrir sus opciones:

  1. Ve a la configuración de red;
  2. Ve a la sección de Invitaciones;
  3. Haz clic en la pestaña de Invitaciones Imprimibles;
  4. Sitúa el cursor sobre la invitación que deseas descargar;
  5. Haz clic en el icono de opciones (...).

Ahora verás cuatro opciones diferentes.

Descargar invitación

Puedes descargar una invitación individual para distribuir a sus empleados. Esta invitación contiene toda la información que dicho empleado necesitará para activar su cuenta de Speakap.

Volver a generar la contraseña

Podría suceder que una invitación imprimible se perdiera durante el proceso de distribución. Para evitar que esta invitación sea utilizada por cualquier persona ajena a tu organización, puedes volver a generar la contraseña para un usuario individual. Después de hacer esto, la contraseña original se invalida. Por lo tanto, tendrás que descargar la invitación de nuevo y entregársela al empleado para darle acceso a la red.

Mostrar detalles

Puedes consultar los detalles de un invitado individual para ver, por ejemplo, a qué grupos será agregado al activar su cuenta.

Eliminar invitación

Si una invitación ya no es válida, puedes eliminarla.

Acciones en bloque

Network_invitees_-_Multi.jpg

En algunos casos puede resultar cómodo aplicarla misma acción en varias invitaciones a la vez. Para estos casos incorporamos la opción de realizar acciones en bloque, que se pueden aplicar rápidamente a una selección de invitaciones. Puedes acceder a estas acciones masivas seleccionando varias invitaciones de la lista:

  1. Ve a la configuración de red;
  2. Ve a la sección de Invitaciones;
  3. Haz clic en la pestaña de Invitaciones imprimibles;
  4. Selecciona todas las invitaciones en las que deseas realizar la acción en bloque;
    1. Puedes seleccionar manualmente invitaciones individuales, o;
    2. Puedes seleccionar todas las invitaciones visibles utilizando la opción “Seleccionar todo” del encabezado de la tabla
  5. Las acciones en bloque disponibles se mostrarán en el encabezado de la tabla.

Nota: debido a limitaciones técnicas, actualmente no es recomendable aplicar estas acciones en bloque a grupos de más de 100 usuarios a la vez.

Gestión de invitados en Unidades de Negocio y Departamentos Locales

Es posible que no siempre sea viable administrar y distribuir manualmente las invitaciones imprimibles dentro de tu organización. Por esta razón, todas las funciones mencionadas anteriormente también están disponibles en la configuración de administración de la Unidad de Negocios y el Departamento.

Los administradores de tus Unidades de Negocio y Departamentos pueden administrar a todos los usuarios que hayan sido invitados a la Unidad de Negocios o Departamento Local. Esto excluye la opción de eliminar estas invitaciones, ya que también pueden tener invitaciones para otras Unidades de Negocio y / o Departamentos.

Restablecer la contraseña

Normalmente, cuando un usuario pierde su contraseña, puede solicitar un correo electrónico para restablecer la contraseña que le permita establecer una nueva contraseña para su cuenta de Speakap. Dado que no tenemos una dirección de correo electrónico para los usuarios que activaron sus cuentas a través de este proceso, hemos añadido la opción para poder volver a generar la contraseña para estos usuarios.

Para restablecer una contraseña, sigue los siguientes pasos:

  1. Ve a la configuración de red;
  2. Ve a la sección de Usuarios;
  3. Busca el usuario cuya contraseña deseas restablecer;
  4. Ve a la configuración de ese usuario;
  5. Haz clic en la pestaña Restablecer contraseña;
  6. Haz clic en el botón Generar una nueva contraseña;
  7. Confirma que deseas restablecer la contraseña de este usuario;
  8. Ahora puedes descargar una carta de restablecimiento de contraseña para este usuario.

Una vez completados estos pasos el usuario puede iniciar sesión en su cuenta nuevamente con una contraseña temporal. Una vez iniciada la sesión, se le pedirá que establezca una nueva contraseña para su cuenta.

Nota: Todos los restablecimientos de contraseña se registran para evitar el abuso de esta función.